800 Meilen, 8 Tage, 2 Stürme

Was sich nach einem romantischen Segeltörn anhört war in Wirklichkeit ein Projekt- und Krisenmanagement Seminar der besonderes Art

Wir haben lange überlegt ob wir es wirklich machen sollten. Schließlich birgt ein solch experimentell angelegtes Seminar auch eine ganze Menge Gefahrenpotentiale, dessen Ausgang am Anfang nicht absehbar sind. Und doch: nach langer ausgiebiger Diskussion waren wir uns einig. Wir machen es! Soviel sei einmal vorweg genommen: Das Ergebnis der Aktion war überwältigender als wir es uns je ausgemalt hätten.

Worum es uns ging? Wir wollten in einem praxiserprobten Seminar IT-Projektmanagement-Einheiten erlernen, erproben und auf die reale Situation an Bord eines Segelbootes übertragen. Wir entschieden uns genau hierzu, da 1.) an Bord eines Segelbootes eine ähnliche Struktur (vielleicht sogar eine strengere Struktur als in manchen Unternehmen) existiert. Das bedeutet: es gibt einen Skipper (CEO), einen Navigator und Stratege (Bussiness Development) und Menschen, die die Arbeit verrichten. Gut den finanziellen Part eines Unternehmens haben wir an Bord nicht wirklich abbilden können, was aber dem eigentlichem Ziel des Projekt- und Krisenmanagements keinen Abbruch getan hat. 2.) ist ein Segeltörn angelegt wie ein IT-Projekt. Man hat etwas vor, dazu hat man eine bestimmte Zeit, ein bestimmtes Budget, eine Strategievorgabe und man hat ein erwartetes Ergebnis. Somit ist ein Segeltörn ein ideales Alternativ-Szenario, denn hier haben wir exakt die gleichen Bedingungen: Was ist zu tun – nämlich das Ankommen in einem Hafen, Zeitvorgabe, Kursvorgabe, das Wetter bestimmt die Strategie und das Ergebnis ist klar definiert. 3.) ging es uns darum festzustellen, wie schnell und flexibel können Projektmanager Entscheidungen treffen, Lösungen eroieren und Krisen meistern.

Und genau das alles fassten wir in diesem Seminar der Superlative zusammen. Das ganze wurde von Knowhere Consulting selbst organisiert. Ein Phsychologe kam als „externer“ Berater mit an Bord und sollte Tipps und Hilfestellungen geben, besonders in schwierigen menschlichen Situationen, die zwangsläufig auf so engem Raum auftreten können. Und ganz ehrlich: es war auch gut, dass der Psychologe an Bord war.

Wir starteten am 31.07.2018 in Malaga. Wie bei einem IT-Projekt standen auch hier die Vorbereitungen, die wir am 30.07.2018 abgeschlossen hatten. So ging es dann pünktlich am Folgetag los. Das Team, bestehend aus Mitarbeitern der Firma Knowhere Consulting – seines Zeichens alles gestandene IT-Projektleiter – war in guter Stimmung und voller Abenteuerlust. Aber auch neugierig darauf, wie wird jeder einzelne auf die unterschiedlichsten Situationen, die uns erreichen werden, reagieren. Wir erreichten die Straße von Gibraltar – ein spannendes Kapitel. Nachts durch die Straße von Gibraltar, dem Nadelör zum Atlantik. Das war die erste richtige Herausforderung für die Crew der Projektmanager. Eine Strömung gegenan von bis zu 3 Knoten sorgte dafür, dass wir immer wieder in Richtung Mittelmeer zurück getrieben wurden. Eine neue Strategie musste her. Meisterhaft löste die Crew das Thema, steuerte nach Norden auf Land zu und segelte dann unter Landschutz bei einer Strömung von nur noch 1,5 Knoten gegenan in Richtung Atlantik.

Kaum geschafft, wartete bereits die nächste Prüfung: Sturm mit bis zu 7 Meter Wellen warteten auf der Atlantikseite auf die Crew. Es gab keine Zeit mehr für Diskussionen. Jeder einzelne hat nur noch funktionieren müssen. Seekrankheit machte sich über die gesamte Crew breit – aber das war egal. Das Ziel war fest umrissen, wir haben das Projekt gestartet und das Motto lautete: Done is better than perfect!. Also los.

Jeder Sturm ist irgendwann einmal zu Ende und es folgten zwei Tage ohne Wind. Das, was jeder einzelne von der Crew schon in so vielen IT-Projekten erlebt hatte, wurde zu einer beinahe unerträglichen Phase des eigenen Lebens. Jeder kennt diese Projektsituationen, in denen scheinbar alles smooth läuft, kein Eingreifen erforderlich ist und das Projekt so „dahin plätschert“ und völlig im Zeitplan ist. Eine Phase der Entspannung war es an Bord, besonders nach dem ersten Sturm. Und: das erste mal feste Nahrung nach dem Ablegen. Fehlende Nahrungsaufnahme stellt schon einen ungeahnten Streßfaktor dar, den es so in einem IT-Projekt nicht gibt.

Doch wie jeder Sturm ist auch jede Flaute einmal zu Ende. Zum Glück. Und als hätte das Wetter gewußt, dass wir ein IT-Projekt auf diese Weise simulieren wollen, antwortet das Wetter mit 2 Tagen Sturm. Wellen bis zu 15 Meter drohten das Schiff querschlagen zu lassen und so musste die gesamte Crew Hand in Hand zusammen arbeiten um dem Projektziel näher zu kommen. Aber als wäre das noch nicht genug – folgte eine Krisensituation, die die Crew ganz zusammen schweißte: Bruch der Ruderanlage. Das eigentlich stabil gebaute Schiff mit einer gängigen und wie auf vielen Schiffen verbauten Seilzug-Steueranlage versagte, weil eine Schweißnaht an einer wichtigen Stelle plötzlich brach. Hier hat wohl ein Schlosser kein so glückliches Händchen gehabt. Wie dem auch sei, die Crew aus Projektmanager musste nun lernen mit dieser Krise umzugehen. Nach anfänglichen Schuldzuweisungen und heftigen Worten innerhalb der Crew (obwohl jeder wusste, das niemand von der Crew etwas dazu konnte) raffte sich jeder zusammen. Eine neue Wacheinteilung wurde ausgedacht: statt nur alle 3 Stunden Nachts Wache zu gehen wurden nun 24 Stunden lang alle 2 Stunden die Ruderwache abgelöst. Gesteuert wurde mit einer auf die schnelle konstruierten Notkonstruktion, die tatsächlich 250 Seemeilen reibungslos funktionierte.

Am Ende schaffte die Crew es den Hafen zu erreichen. Nach 800 Seemeilen offshore mitten auf dem Atlantik, dem Erleben von 2 Stürmen und dem Überstehen einer nicht vorhersehbaren Krise kam die Crew mit einem Tag Verspätung im Hafen beim Headquator von Knowhere Consulting an. Es ist beachtlich, bei dem was die Crew erlebt hat, nur einen Tag Verzögerung erzielt zu haben. Das Fazit der Crew aus diesem doch etwas ungewöhnlichem Projektmanagement-Seminar:

„Das wichtigste was wir lernten war das Fokussieren und Konzentrieren auf eine Sache. Und das man als Team mehr erreicht, als wenn man sich gegenseitig ausspielt. Besonders letzteres ist eine Situation, die in einigen IT-Projekten im realen Leben als nachteilig auffallen. Als IT-Projektmanager gehen wir gestärkt aus diesem Seminar hervor mit einem klareren Blick auf das Wesentliche: dem Projektziel und die Schritte, die zur Erreichung des Ziels umgesetzt werden müssen. Als Krisenmanager lernten wir in der Extremsituation trotz aller Schwierigkeit die Deeskalation. Auch einmal zurückstecken zu können, obwohl eigentlich das Gegenüber im Unrecht ist, scheint eine besondere Gabe, die im höchsten Maße zu einer Deeskalation führt. Wir haben gelernt: diskutiert man das Thema erneut wenn sich die Gemüter beruhigt haben, dann erhält jeder einen neuen Blick auf das Ganze und lässt Lösungen zu, die vorher nicht möglich schienen. Und: die Bereitschaft auch einmal ein Thema aus einer anderen Blickrichtung zu betrachten wirkt Wunder. Kurzum: keiner der Crew möchte die Erfahrungen und Erkenntnisse aus diesem Seminar missen und geht besonders gestärkt in das nächste IT-Projekt.“

Projekt- und Krisenmanagement

Wir setzen Ihre IT-Projekte um. Im Rahmen des Projektmanagements und Implementierung übernehmen wir die komplette Projektsteuerung vom Aufsetzen des Projektes bis hin zum Projektabschluß. Vordefinierte Projektpläne aus den Erfahrungen bereits abgeschlossener Projekte, sowie exakt darauf abgestimmtes Reporting erlaubt Ihnen, einen schnellen Projektfortschritt zu generieren und jederzeit einen exakten Überblick über Ihr Projekt zu haben. Im Rahmen des Krisenmanagements helfen wir Ihnen, Ihr Projekt wieder auf die Spur zu bringen.