Frohes Fest!

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Was für ein Jahr doch 2020 für uns alle war. Im Oktober 2019 hielt ich noch einen Vortrag auf der DiMarEx – einer Messe – und provozierte mit den Worten “wer jetzt die Digitalisierung seines Geschäftes nicht schafft wird als Unternehmen bis 2030 nicht mehr überstehen”. Im Oktober dachte noch niemand an Covid-19. Tatsächlich muss ich traurigerweise sagen, dass einige meiner Kunden allein durch die durch Covid-19 hervorgerufenen drastischen Maßnahmen und einer mangelnden Digitalisierung in deren Vergangenheit nicht mehr überlebt haben.

Gerade wir auf den kanarischen Inseln erleben eine sehr schwere Zeit. Das Wirtschaftsleben unserer Inseln ist sehr stark vom Tourismus abhängig. Ohne Touristen brauchen wir natürlich auch keinen Invest in den Tourismus. Aber: was die Inseln brauchen ist ein zweites Standbein. Ich könnte mir vorstellen, das zweite Silicon Valley auf den Inseln zu etablieren und werde mir über die Weihnachtszeit einige Gedanken zu dieser Vorstellung machen.

Zum Ende des Jahres möchte ich – auch im Namen meines Teams – Ihnen ein besinnliches Weihnachtsfest und alles Gute für das neue Jahr wünschen. Bitte bleiben Sie gesund.

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Die Vor- und Nachteile eines Cloud-ERP-Systems

Software-as-a-Service Konzepte sind in aller Munde und weltweit sehr beliebt. Auch wir betreiben mit Dolarias ein solches Angebot für Sie. Auch wenn wir glauben, dass Sie nur Vorteile aus unserem Angebot haben, wollen wir einmal objektiv die Vor- und Nachteile eines SaaS-ERP-Systems für Sie beleuchten.

SaaS-Lösungen sind für Sie immer dann eine gute Wahl, wenn Sie ein niedriges Anfangsbudget haben und sich nicht wirklich mit den IT relevanten Themen beschäftigen wollen. Wenn Sie darüber hinaus auch noch eine Plattform-unabhängigkeit erreichen wollen und Sie und Ihre Mitarbeiter von egal wo aus arbeiten lassen wollen, dann ist ein SaaS-ERP genau die richtige Wahl für Sie. Der Nachteil ist natürlich, dass Sie einem externen Partner vertrauen müssen. Eventuell können Sie gar nicht einschätzen, in wie weit sich der externe Partner mit IT relevanten Themen auskennt. Der Vorteil bei uns: wir haben IT Umgebungen gebaut für multinationale Konzerne und Banken und wissen worauf es in kritischen Umgebungen ankommt.

Ein durchaus weiterer Nachteil ist der, dass Sie immer eine Internetverbindung benötigen, um auf Ihr ERP zugreifen zu können. Fehlt diese Internetverbindung, dann ist Ihr ERP nicht nutzbar. Aber auch für diesen Fall gibt es Strategien, die wir auf der Seite des Rechenzentrums umgesetzt haben. Somit können wir den Zugriff auf Ihre Applikation auf verschiedene Wege realisieren. Die Frage ist nur, was ist auf Ihrer Seite realisiert? Da können wir Ihnen allerdings behilflich sein.

Bleibt natürlich die Frage nach dem SuperGau. Ein solcher SuperGau könnte sein, dass die gesamte Stromversorgung ausfällt und damit auch die Netzwerke und Kommunikationswege nicht mehr funktionieren. Auf der Seite des Rechenzentrums haben wir vorgesorgt. Allerdings funktioniert in diesem Fall auch das Netzwerk ausserhalb des Rechenzentrums dann genau nicht mehr. Aber ich glaube in dieser Situation haben wir noch ganz andere Probleme. Probleme die eher uns als Menschen interessieren.

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Buchhaltung mit Dolibarr

In Dolibarr stehen zwei Varianten der Buchhaltung zur Verfügung. Eine einfache Buchhaltung, welche eine einfach Einnahmen-Überschußrechnung realisiert und eine doppelte Buchhaltung, die ideal für Unternehmen wie beispielsweise der Sociedad limitada sind. In Spanien kennt man den Kontenrahmen allgemein als PYME, in Deutschland dagegen sind die Kontenrahmen SKR04 beispielsweise bekannt.

Beide Buchhaltungsvarianten – die einfache und doppelte – sind nicht manipulierbar. Das bedeutet, sie entsprechen auch den geltenden Gesetzen. Bei der doppelten Buchhaltung ist es sogar möglich, die direkte Steuererklärung und Umsatzsteuerberechnung direkt aus Dolibarr zu realisieren. Für andere Länder sind ähnliche Konten-Rahmen verfügbar. Das Gute ist, dass nach einer Phase der Konfiguration die Buchungen von fast alleine durchgeführt werden. Jeder Verkauf, jeder Geldeingang wird von Dolibarr automatisch auf die richtigen Konten gebucht. Für Sie bedeutet das eine Ersparnis von zwei Dingen: Zeit und Reduktion Ihrer Buchhaltungskosten.

Das integrierte Finanz-Berichtswesen bietet Ihnen dabei eine vollständige Kontrolle. Jederzeit und per Knopfdruck erfahren Sie, wie Sie finanziell da stehen. Sicherlich ist die initiale Einrichtung ein wenig Arbeit und Sie sollten einen Buchhalter zu Rate ziehen um auf die richtigen Konten buchen zu können. Aber am Ende zahlt sich die Mühe aus.

Wir helfen Ihnen gerne zusammen mit Ihrem Buchhalter Dolarias auf Ihre Bedürfnisse einzurichten. Sprechen wir da rüber!

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Abonnements verwalten mit Dolibarr

Dolibarr – die Basis für unsere Cloud Dolarias – bietet Ihnen auch die Möglichkeit Abonnements zu verwalten. Abonnements heißen hier Verträge. Diese lassen sich ganz einfach erstellen. Dazu wählen Sie im Menü Einkauf/Vertrieb aus und suchen in dem linken Menü den Eintrag Verträge aus. Hier können Sie nun Verträge anlegen, in dem Sie auf neuen Vertrag klicken.

Im neuen Vertrag geben Sie an, welcher Geschäftspartner der Vertragsnehmer sein soll, sowie welcher Ihrer Mitarbeiter den Vertrag betreut, sowie das Erstelldatum des Vertrages. Sobald diese Eintragungen erfolgreich gemacht wurden, klicken Sie auf speichern. Auf der nun folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit Produkte oder Leistungen zu definieren, die der Geschäftspartner erhalten soll. Sie kennen dieses Formular bereits von der Erstellung der Angebote oder Rechnungen her. Sie wählen hier einfach die vordefinierten Produkte oder Leistungen aus, die Sie hier anbieten wollen.

Damit der Vertrag oder das Abonnement auch den Charakter eines Abonnements erhält, ist es nun wichtig eine Laufzeit zu definieren. Dieses tun Sie am Ende des Feldes, in dem Sie die Leistungen definiert haben. Hier können Sie nun ein Start- sowie ein Enddatum Ihrer Leistung eintragen. Jetzt müssen Sie nur noch auf Bestätigen klicken und das Abonnement ist erstellt.

Aber das Abonnement läuft noch nicht. Eventuell weil das Startdatum des Vertrages in der Zukunft liegt. Auf jeden Fall müssen Sie das Abonnement manuell starten. Als Betreuer für das Abonnement haben Sie es selbst im Blick wenn das Abonnement endet. Sie werden allerdings auch informiert, wenn Leistungen aus einem Abonnement abgelaufen sind und können dann entscheiden was zu tun ist. Hoffentlich ist es eine weitere Rechnung an Ihren Kunden zu senden, da er mit Ihrer Leistung zufrieden ist.

Sie sehen, Abonnements sind in Dolarias also einfach zu erstellen und zu verwalten. Probieren Sie es aus. Wir helfen Ihnen gerne.

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Variable Produkte in Dolarias

Dolarias ist der Markenname für unsere Dolibarr-Cloud, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Und was wäre nicht schöner, als Ihren Kunden variable Produkte anbieten zu können?

Das geht ganz einfach. Als erstes müssen Sie in den Einstellungen die Produktvarianten aktivieren. Sobald dieses geschehen ist erscheint in den Produkten ein neuer Reiter mit Namen Varianten. Hier können Sie nun verschiedene Produktvarianten anlegen und verwalten. Da diese Möglichkeit nicht nur für Produkte sondern auch für Leistungen gilt können Sie hier beispielsweise auch Leistungen mit unterschiedlicher Laufzeit definieren. Oder aber Produkte in verschiedenen Ausführungen definieren. Der Preis der Varianten baut dabei immer auf das Basis-Produkt auf.

Wollen Sie das Basis-Produkt beipielsweise für 10 € verkaufen und definieren eine teurerer Ausführung, die Sie für 12 Euro verkaufen würden, dann ist diese Variante um +2 € teurer. Also müssen Sie hier den Wert +2 eintragen, damit Dolibarr richtig rechnet. Verkaufen Sie dagegen ein Sparprodukt – beispielsweise Produkt light – dann können Sie bei dieser Variante auch einen negativen Betrag angeben. Somit würde bei der Auswahl des Light-Produktes dann der negative Betrag vom Basis-Produktpreis abgezogen.

Sie sehen also, das ist gar nicht schwer Produktvarianten anzulegen und zu verwalten. Starten Sie in Ihr Business mit einem guten Werkzeug. Dolarias – Ihre Dolibarr-Instanz in unserer hochsicheren privaten Cloud. Sie machen Business – wir kümmern uns um den Rest!

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Immer wissen was man hat

Egal ob Produktion oder Einzelhandel. Im Business ist es wichtig zu wissen, was man hat und wie viel man hat. Ein gutes Management dees Lagers ist das A und O. Mit Dolarias haben Sie ein umfangreiches und einfaches ERP-System an der Hand. Die integrierte Lagerhaltung hilft Ihnen dabei, alle Ihre Lagerbewegungen im Blick zu halten. Sie sehen auf einem Blick wie viel Sie von welchen Materialien oder Produkten am Lager haben. Sie sehen Liefereingänge und Warenausgänge.

Wenn Sie mit Dolarias beginnen, kennt das System Ihre Warenbestände logischerweise noch nicht. Daher ist am Anfang ein wenig Arbeit notwendig. Machen Sie eine Inventur aller Ihrer Produkte, die Sie an Lager haben und definieren zunächst einmal diese Produkte in Dolarias. Anschließend erstellen Sie Datensätze aller Ihre Lieferanten als Geschäftspartner. Weisen Sie einem Produkt einen oder mehrere Lieferanten zu. Somit wissen Sie welche Produkte Sie bei welchen Lieferanten erhalten. Definieren Sie dabei auf Einkaufspreise und bewerten Sie Ihre Lieferanten. So können Sie auch sofort sehen, welcher Ihrer Lieferanten einen guten Ruf hat.

Ferner müssen Sie noch definieren, in welches Lager die Produkte gebucht werden sollen. Für den Fall, dass Sie mehrere Lager verwalten müssen Sie hier genau unterscheiden, welches Produkt in welches Lager soll. Wenn Sie zum Beispiel ein Zentrallager haben und mehrere Filiallager, dann können Sie Produkte an Ihr Zentrallager liefern lassen und sich selbst um die Verteilung auf die Filiallager kümmern, in dem Sie einfach eine Lagerbestandsumbuchung machen. Haben Sie nur ein Lager ist das ganze natürlich einfacher.

Sie werden nun sehen, dass jede neue Lieferung Ihren Lagerbestand erhöht. Jeder Verkauf Ihren Lagerbestand senkt. Bei der Verwendung mehrerer Lager erkennen Sie auch sofort, in welchem Lager welche Produkte zur Neige gehen. Richtig eingerichtet macht Dolarias nicht nur Spaß sondern hilft Ihnen Ihr Business effektiv zu managen. Wir möchten Sie einladen, das System effektiv zu nutzen. Falls Sie Fragen zur Einrichtung haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Seite.

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Dolibarr Version 12 veröffentlicht

Heute am 22.06.2020 wurde die neueste Version von Dolibarr veröffentlicht, Version 12. Wir freuen uns, unseren Kunden diese neue Version als stable Release alsbald zur Verfügung stellen zu können. Diese Version beinhaltet einige Neuerungen, zum Beispiel das Fertigungsmanagement. Das sogenannte MO-Modul steht nun als stabiles Release zur Verfügung. Auch wurden einige Änderungen in den Bereichen Buchhaltung und Kassensysteme (TakePOS) durchgeführt. Auch im Bereich der ODT-Templates haben sich einige neue Variablen eingefunden, die nun in Templates verwendet werden können. Eine umfangreiche Liste können Sie hier einsehen (englisch).

Wir werden unsere Kunden in den nächsten Tagen informieren und für die Instanz und Plattform Dolibarr Wartungsfenster zum Upgrade vereinbaren. Das Upgrade wird wie in gewohnter Weise ohne Schwierigkeiten stattfinden. Auch wenn ein Datenverlust unwahrscheinlich ist werden wir aus Sicherheitsgründen ein manuelles Backup Ihrer Instanz/Plattform vor dem Upgrade durchführen.

Bezüglich des Upgrades beachten Sie bitte unsere E-Mail zu diesem Thema in den nächsten Tagen.

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Verwalten Sie Ihr Lager

Man sieht Gabelstaplerfahrer umherfahren. Es wird hin und her gelaufen. Laster kommen zur Abholung. Andere zur Lieferung. Es sieht nach Streß aus. Und alle laufen mit Papier in den Händen. Warum?

Es gibt doch IT-Lösungen dafür. Mit Dolibarr können Sie egal von wo auch immer auf Ihr System zugreifen. Also auch aus Ihrem Lager heraus. Vom Gabelstapler aus. Und sogar vom Laster aus. Jeder braucht nur noch sein Smartphone oder Tablet um alle Lagerbewegungen kontrollieren zu können. Und Sie sitzen entspannt in Ihrem Büro und sehen online direkt jede Lagerbewegung.

Um das zu realisieren müssen Sie lediglich die Lagerverwaltung in Dolibarr aktivieren und ein oder mehrere Lager anlegen. Sie sehen schon: Dolibarr kann mit mehreren Lagern umgehen. So können Sie ein Zentrallager und mehrere Distributionslager betreiben. Und das Beste: Sie sehen jede Lagerbewegung, egal von wo nach wo diese sich bewegen.

Darüber hinaus tun Sie auch was für die Umwelt, in dem Sie komplett auf Papier verzichten. Und man wird Sie beneiden, dass in Ihrem Lager alles stressfrei und völlig ohne Papier funktioniert.

Jedem Produkt weisen Sie nun ein Lager und einen Lagerbestand zu. Dieser Lagerbestand wächst bei Anlieferungen und sinkt bei Auslieferungen. Das bedeutet, dass jede Lagerbewegung mit Lieferanten und Verkäufen verknüpft wird. Somit sehen Sie auf einem Blick, wie hoch Ihr Lagerbestand ist. Es ist sogar möglich, dass Dolibarr bei Erreichen des Mindestbestandes die notwendigen Produkte automatisiert bei Ihrem favorisierten Lieferanten neu bestellt. Somit haben Sie nicht nur Ihr Lager im Griff, sondern sorgen auch automatisiert für Nachschub. Und das Ganze ohne extra Kosten.

Sie müssen sich natürlich einmal grundlegende Gedanken über Ihre Produkte und Ihr Lager machen. Einmal eingestellt arbeitet Dolibarr unermüdlich und zuverlässig. Wir betreiben Ihre Instanz oder Plattform Dolibarr und liefern Ihnen hochwertigen Support. Mit unserem Konfigurationssupport helfen wir Ihnen auch bei der Einrichtung Ihres Lagers und der Produkte, die in Ihrem Lager bewegt werden sollen. Helfen Sie mit und machen Sie Ihre Firma effizient. Die effiziente Lagerverwaltung ist nur eine Möglichkeit wie Dolibarr Sie unterstützen kann. Sprechen Sie uns an und schreiben uns eine Mail an look@knowhere-consulting.eu.

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OpenSource im professionellem Unternehmenseinsatz

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OpenSource hat schon längst in vielen Bereichen des Unternehmens Einzug gehalten. Besonders im Backend – da wo es keinem normalen Benutzer auffällt – ist OpenSource oftmals zu Hause. Applikationen aus dem OpenSource-Bereich werden gerne allerdings im privatem Sektor oder bei kleinen Unternehmen eingesetzt. Warum es in größeren Unternehmen wenig zum Einsatz kommt ist oftmals die mangelnde Supportabdeckung. Denn wenn das Business stockt könnte es fatale Folgen für das Business haben.

Dennoch findet man in namhaften internationalen Unternehmen, bei denen auf Privatsphäre und Datenschutz wert gelegt wird, auch oft Lösungen aus dem OpenSource Bereich wieder. Kleinere Unternehmen greifen hier oftmals auf Cloudlösungen zurück, die es mit der Privatsphäre und dem Datenschutz vielleicht nicht ganz so genau nehmen. Aber das muß nicht sein!

Nehmen wir Dolibarr zum Beispiel. Dolibarr ist eine einfach zu bedienende und integriebare OpenSource-Lösung. Sie ist Enterprise Ressource Planning und Customer Relationship Management in einem. Viele Funktionen, angefangen von reinem Geschäftspartner-Management bis hin zur ausgereiften Produktionssteuerung sind mit diesem System möglich. Und dabei ist es – dank OpenSource – individualisierbar und an neue Gegebenheiten im Business flexibel nach Ihrem Gusto anpassbar. Je nach Unternehmensgröße können Sie viele Module oder nur wenige aktivieren oder gar um eigene Module erweitern. So lässt sich fast jedes Business hiermit umsetzen und erfolgsversprechend betreiben.

Als Partner für professionelle Lösungen betreiben wir Ihre Dolibarr-Umgebung auf unseren Servern. Sie haben damit Zugriff auf Ihre private Cloud und damit ausschließlich nur auf Ihre Daten. Bedeutet im Umkehrschluss: kein anderer kommt an Ihre Daten. Wir bieten Ihnen hier zwei Möglichkeiten an: einmal als Dolibarr Instanz oder, falls Sie mehr Leistung brauchen, als Dolibarr-Plattform. Beide Services bieten wir Ihnen zu einem extrem attraktiven Preis an. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Webseite.

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Nach der Krise ist vor der Krise!

Die Coronakrise hat uns alle eiskalt erwischt. Niemand hätte sich vor ein paar Wochen noch derartige Ausmaße vorstellen können. Ausgangssperre, Schließung von Hotels und Restaurants. Dass das komplette öffentliche Leben zum Erliegen kommt war absolut unvorstellbar. Viele Unternehmen, besonders kleine und Selbstständige, leiden darunter. Die, die die Möglichkeit hatten, haben schnell mal umgestellt: Verkauf per Telefon oder Online-Shop. All die, die diese Möglichkeit nicht haben – aus welchem Grund auch immer – haben gelitten.

Aber diese Krise zeigt eines ganz deutlich: wie wichtig es ist in IT zu investieren. Und das muß nicht teuer sein. Denn alle, die IT-technisch gut aufgestellt sind – so auch Knowhere Consulting – gehen Ihren Geschäften in gewohnter Art und Weise nach.

An dieser Stelle möchten wir alle Unternehmen, Selbstständige, Restaurants, Anwälte, Ärzte und und und … einladen, über Ihre derzeitig digitale Ausrichtung Ihres Geschäftes nachzudenken. Ärzte können mit Telemedizin Ihre Patienten erreichen und dabei gleichzeitig ihre Kosten senken. Versicherungsagenten arbeiten bequem aus dem Homeoffice und nutzen dank SIP-Technologie trotzdem den Anschluß Ihres Büros. Anwälte können ihre Services ebenfalls online anbieten. Hier ist es ähnlich einfach wie bei uns als Beratungsunternehmen. Steuerberater tun dieses sicherlich schon lange.

Für alle, die nicht wissen, wie man bei einem solchem Vorhaben vorgehen soll, helfen wir. Unkompliziert. Schnell. Unbürokratisch. Sie wissen nicht, wie Sie das bezahlen sollen? – Glauben Sie uns: wo ein Wille, da ein Weg. Sprechen Sie mit uns – wir finden eine Lösung.

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