Mit einem Cutoverplan zur reibungslosen Einführung von IT-Services

Cutoverpläne einfach erstellen

Cutoverpläne sind unerläßlich für die Einführung von neuen IT-Services in die IT-Produktion. Wie Sie auf einfache Art und Weise einen Cutoverplan für Ihre Bedürfnisse erstellen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Struktur des Cutoverplans

Ein Cutoverplan kann einfach in Form einer Excel-Tabelle erstellt werden. Es ist natürlich auch möglich diese Cutoverpläne in Microsoft Projekt zu realisieren.

Die Struktur eines Cutoverplans ist einfach. Jede einzelne Aktivität wird in einer Zeile eingetragen und sollte zur besseren Übersicht eine laufende Nummer vorweg bekommen. Es folgt die Bezeichnung der Aktivität, die so ausführlich wie nur möglich beschrieben werden sollte, allerdings auch so einfach wie nur möglich. Es reicht hierbei völlig aus die Aktion zu beschreiben. Die involvierten Administratoren müssen wissen, wie diese Aktion am System ausgeführt werden sollen. Außerdem sollte an dieser Stelle auch aufgeführt werden, auf welchem System oder welchen Systemen diese Aktion ausgeführt werden muß.

Letztendlich sind einzutragen, von welchem Team diese Aktion ausgeführt werden soll. Ebenso gehört an dieser Stelle die Start- und geschätzte Endzeit für die Aktion dazu. Zur besseren Übersicht lassen sich verschiedene Aktionen (je Zeile) auch in Rubriken gruppieren. Eine solche Rubrik könnte beispielsweise “Vorbereitungen” oder “Datenmigration” heißen.

Vorbereitende Maßnahmen

Oftmals werden vor dem eigentlichen Cutover diverse vorbereitende Aktivitäten erforderlich sein. Diese können sein:

  • Konfigurationsanpassungen am Zielsystem
  • vorbereitende Datenmigration als Snapshot bei großen Datenmengen
  • VLANs und Firewall-Regeln einrichten
  • Datenanbindungen etablieren
  • und vieles mehr

Diese vorbereitende Tätigkeiten müssen exakt bis vor dem Cutover ausgeführt worden sein. Sind diese es nicht, so kann der Cutover sich entweder ungeplant in die Länge ziehen oder als gescheitert betrachtet werden. Im ersteren Falle wird in aller Regel das für den Cutover geplante Wartungsfenster nicht ausreichen. Letzteres – eben das Scheitern des Cutovers – wird wahrscheinlicher sein.

Im Cutoverplan sind diese vorbereitende Aktivitäten dringend einzutragen, so dass vor dem Cutover diese jeder prägnant vor Augen hat. Hintergrund dessen ist, dass niemand die Zeit hat vor dem Cutover in den Projektplan zu schauen um so das große Ganze zu erfassen. Cutoverpläne konzentrieren sich auf die einzelne Aktion und müssen jedem Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Wichtige Informationen

Neben den Aktivitäten gehören auch die betroffenen Systeme, Start- und geplanten Endzeitpunkte, sowie die ausführenden Personen in den Cutoverplan. Eine involvierte Kommunikations- und Eskalationsliste, in der auch Manager-on-duty Informationen eingetragen werden, runden die Informationen ab.

Liste zum Abhaken

Des Projektleiters liebste Aufgabe ist es, Aufgaben als erledigt zu markieren. Dazu sollte im Cutoverplan definitiv ein Feld vorhanden sein. Um die Nachverfolgbarkeit so einfach wie möglich zu gestalten hat es sich als gut erwiesen, während des Cutovers einen Telekonferenzraum zu eröffnen und offen zu halten, in dem schnell auf mündlicher Art der aktuelle Status an alle Beteiligten kund getan werden kann.

LAST Call

Es hat sich als brauchbar erwiesen, daß vor dem Cutover diverse Calls mit allen Beteiligten durchzuführen sind. Dazu gehören:

Vorbereitenden Call: Am Anfang steht ein vorbereitender Call, in dem alle Beteiligten auf den bevorstehenden Cutover hingewiesen werden und um deren Mitarbeit und Hilfe bei der Gestaltung des Cutover-Planes gebeten wird. Dieser Call ist gleichzusetzen mit einer Art Mini-Kickoff, speziell für diesen Cutover.

regelmäßige Abstimmungsmeetings: Bis zur Fertigstellung des Cutover-Planes sind regelmäßige Abstimmungs-Meetings erforderlich. Diese können auch per Telekonferenz durchgeführt werden.

Abschließenden Cutover-Vorbereitungs-Call: Ist der Cutoverplan fertiggestellt, laden Sie zu einem abschließenden Planungsmeeting ein. In diesem stellen Sie den fertigen Cutoverplan vor und gehen jeden Schritt mit jedem Beteiligten einmal durch. Sollten hier noch Änderungen bekannt werden, so ist dieses die letzte Möglichkeit, Änderungen einzupflegen.

LAST-Call: Kurz vor dem Cutover laden Sie zu einem LAST-Call ein. Dieses ist die letzte Möglichkeit für alle Beteiligten ein Veto gegen den Cutover einzulegen. Falls kein Veto erfolgt führen Sie in Abstimmung mit allen Beteiligten den Cutover durch.

regelmäßige Touchpoints: Sollte der Cutover eine längere Zeit in Anspruch nehmen so bietet sich an, regelmäßige Touchpoints fest im Cutoverplan zu verankern. Touchpoints sind dabei kurze Telefonkonferenzen, die zu einer definierten Zeit eröffnet werden und von jedem Beteiligten aufgesucht werden müssen. Diese sind sinnvoll, wenn beispielsweise von einer vorgelagerten Aktion von einem Team auf eine nachgelagerte Aktion von einem anderen Team übergeleitet werden soll. Bei kleineren Cutover-Laufzeiten kann dazu auch eine Telefonkonferenz dauerhaft offen gehalten werden.