Mangelnde Zielvorgabe in Projekten

Sinnlose Kosten in Höhe von 2 Millionen Euro entstanden

Es war einmal ein prächtiges und wachsendes Unternehmen mittlerer Größe. Die Kunden waren zufrieden und kauften gerne dort ein. Die Mitarbeiter – naja die waren nicht so zufrieden, da die internen Prozesse und Abwicklung der Geschäftsvorfälle eher einem Spießroutenlauf ähnelten. Das hatte auch die Geschäftsführung erkannt und versprach Abhilfe zu leisten. Was wir brauchen ist ein CRM – ein Customer Relationship Management System.

Tolle und vor allem gute Idee. Leider begann damit das Desaster, denn wer sich schon einmal mit dem CRM-Markt und seinen Anbietern beschäftigt hat, der weiß wieviele CRMs es auf dem Markt gibt. Die Auswahl ist also nicht wirklich einfach und für unseren Kunden sollte das ganze ja auch nicht viel kosten. Schließlich ist man noch “klein” und am Wachstum interessiert.

Es wurden sich einige wenige und zwar nur die großen bekannten Systeme bis hin zu SAP angesehen. In mehreren Präsentationen und unzähligen Diskussionen wurde geprüft, ob und welche Funktionalität das System bietet und wie was im laufendem Geschäft integriert werden könnte. Wo gibt es Prozessverbesserungen? Wo muss man was ändern damit es funktioniert? Usw. usw.. Diese Fragen kennen Sie sicherlich.

Nach einer ziemlich langen Zeit entschied man sich letztendlich für keines der Systeme. Der Druck im Unternehmen seitens der Mitarbeiter war allerdings derart hoch, dass die Geschäftsführung nicht mehr zurück konnte. Also wurde kurzerhand mal eine kleine Software-Schmiede in Osteuropa gegründet. Das ganze dauerte nur wenige Wochen und die Firma existierte samt Mitarbeiter vor Ort.

Die Aufgabe dieser zweiten eigenen Firma sollte es nun sein, ein CRM zu programmieren, welches auf die Bedürfnisse des Unternehmens maßgeschneidert ist. In mehreren Sitzungen wurden die Anforderungen mit dieser zweiten eigenen Firma besprochen. Mit zugegen waren nun auch nicht mehr alle Entscheidungsträger sondern nur noch die Geschäftsführung und der Vertriebchef. Und Vertriebchefs haben ja bekanntlich immer wieder neue Ideen. Es wurde nun lange über die Anforderungen nun nur noch aus Sicht des Vertriebs diskutiert.

Hinzu kamen während der Programmierung neue Ideen aus der zweiten eigenen Firma. Frei nach dem Motto: wenn wir das jetzt schon machen, dann könnten wir doch noch Funktion A und B implementieren, das wäre doch cool. Diese wurden anfangs noch mit dem Vertriebschef besprochen, der ja offen war für alle neuen guten Ideen. Und was das für Potentiale bringt. Andere Funktionsideen wurden gar nicht mehr besprochen und einfach implementiert.

Mittlerweile lief der Projektleiter amok, da er genau wusste, dass sein Projekt aus dem Ruder lief. Alle seine Bemühungen, das Projekt wieder einzufangen wurden durch den direkten Kontakt zur Geschäftsführung untergraben. Eine sinnvolle Steuerung des Projektes war vollkommen ausgeschlossen. Auch auf seine Projektberichte, die ganz klar die rote Ampel zeigte, wurde nicht reagiert. Schließlich wurde bei der Eskalation der Projektsituation der Projektleiter mit den Worten, er sei nicht flexibel genug, seinem Amt enthoben.

Wie dem auch sei, das Projekt lief weiter. Und schon eineinhalb Jahre nach diesem Vorfall war das Projekt abgeschlossen und das neue CRM fertig. Leider konnte keiner der Mitarbeiter, besonders aus dem Vertrieb damit etwas anfangen, denn die Anforderungen wurden nicht umgesetzt. Insgesamt hat die Entwicklung mehr als 2 Millionen Euro verschlungen, die das Unternehmen nun wunderbar hätte gebrauchen können, um sich ein funktionierendes und anpassbares CRM für viel weniger Geld kaufen zu können.

Was lernen wir aus dieser Geschichte? Ganz klar. Eine eindeutige Zielvogabe mit allen Projekt-Zielen und vor allem Nicht-Projekt-Zielen sind das A&O für das Gelingen eines Projektes. Das gilt nicht nur für CRM-Projekte.

Aufsetzen und Steuern von Projekten

Knowhere Consulting hat 30 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und unzählige Projekte erfolgreich umgesetzt. Die geschilderte Situation ist eine wahre Geschichte. Mit unserem S.W.A.T.-Programm CritSit helfen wir Kunden aus den dunklen Zeiten des Projektes zu entkommen.