Strategie-Beispiel: Die digitale Bäckerei

Themenreihe: Digitale Transformation

Wie in der letzten Woche bereits angekündigt, möchte ich heute an dieser Stelle das erste Beispiel für eine Strategieentwicklung besprechen. Bei diesen Beispielen legen wir Erfahrungen aus dem Mittelstand zugrunde. Daher sprechen diese Beispiele tatsächlich für kleine und mittlere Unternehmensgrößen. Zwar greifen wir hier bewusst aus Datenschutzgründen auf nicht existierende Unternehmen zurück, aber Ähnlichkeiten mit existierenden Unternehmen werden sich sicherlich nicht vermeiden lassen. Deswegen sei an dieser Stelle betont, dass eventuelle Parallelen oder Ähnlichkeiten mit tatsächlich existierenden Unternehmen rein zufällig sind.

Als erstes schauen wir uns die Bäckerei Markus Back GmbH (Name frei erfunden) an. Herr Back hat eine kleine, inhabergeführte Backstube und Konditorei mit fünf angestellten Bäcker in der Backstube, sieben Verkaufstellen mit jeweils einer Verkaufskraft und ein attraktives Angebot von Brötchen über Brot bis hin zu Torten aller Art. Sein Verkaufsschlager ist seine preisgekrönte Marzipantorte, die der Bäckermeister bewusst nur einen Tag die Woche in seinen Filialen zum Verkauf anbietet.

Der Chef arbeitet selbst mit, wie sollte es bei einer Unternehmensgröße wie dieser auch anders sein? Herr Back übernimmt die Planung der Backstube, entwickelt eigene Rezepte und beliefert seine sieben Verkaufsstellen. Jeden Tag steht er bereits um 4:00 Uhr in seiner Backstube. Im Umkreis gibt es mehrere Unternehmen, die jeden Tag mit diversen Backwaren für das Frühstücksbuffet versorgt werden. Die Auslieferung übernimmt auch hier der Chef. Hin und wieder, aber dennoch mit einer gewissen Regelmäßigkeit, werden für Veranstaltungen aller Art aus der Region Backwaren – meist Brötchen und Brot – bestellt. Der Kontakt zu den Lieferanten hat ausschließlich Herr Back selbst und muss für jede Bestellung manuell überprüfen, wie die Warenbestände der Zutaten sind. Zwar hat er ein ungefähres Gefühl dafür, wann was wieder bestellt werden muss, aber bei ungeplanten Sonderbestellungen kann das schon einmal sehr schwanken.

Alles in allem hat Herr Back eine klassische Backstube und hat sich kürzlich eine neue Webseite gestalten lassen. Auf der Webseite sind seine Verkaufsstellen mit Öffnungszeiten angegeben, wo sich diese befinden, ein bischen Traditionsgeschichte und – leider – das war es. Der Weg zu einer digitalen Bäckerei weiß Herr Back nicht wirklich umzusetzen, da ihm dazu die Idee fehlt. Ferner kämpft Herr Back ständig mit dem Risiko, wenn eine seiner Backmaschinen einen Defekt erleidet, wie er einen Ersatz finanziell stemmen soll. Von daher ist Internet-of-things oder sonstige moderne Backgeräte für ihn utopisch.

Trotzdem gibt es Wege, wie man für diese kleine Bäckerei eine digitale Strategie mit relativ wenig Aufwand entwickeln kann. Die Umsetzung ist nicht das Thema an dieser Stelle, wohl aber die Entwicklung der Strategie. Man erkennt an dem Beispiel folgende immer wiederkehrende Aufgaben:

  • Logistik: Belieferung der Verkaufsstellen, Unternehmen und Veranstaltungsorte
  • Bestellungen: Entgegennahme von Bestellungen seitens der Unternehmen und Veranstalter
  • Lieferanten: eigene Bestellungen von Zutaten bei Lieferanten
  • Arbeitssteuerung: Steuerung der Abläufe in der Backstube in Abhängigkeit der Bestellungen
  • Rezepte: Entwicklung von Rezepten als Grundlage für Zutantenmenge und notwendige Verbrauchs- bzw. Bestellmenge

Viele dieser Aufgaben würden sich automatisieren lassen. Mit wenig Aufwand lässt sich beispielsweise die neu entwickelte Webseite zu einer Bestellseite für Bestandskunden (Unternehmen und Veranstalter), aber auch für andere Kunden erweitern lassen. Als weitere Service-Idee könnte man sich vorstellen, dass jedermann (also auch die Laufkundschaft) Backwaren zur Abholung in der Verkaufsstelle bestellen kann. Damit der Druck der Abholung auch groß genug ist, müssen diese

“Adhoc-Bestellungen” direkt bezahlt werden. Bestandskunden oder die, die regelmäßig bestellen, verfügen über einen Online-Zugang und können über diesen Standardbestellungen speichern, die sie nur immer wieder aktivieren müssen. Auch regelmäßig Bestellungen lassen sich im Voraus speichern, wodurch die Prozessteuerung in der Backstube besser planbar wird.

Anhand dieser Bestellungen plus den Erfahrungen, was denn jede Verkaufsstelle pro Tag etwa verkauft, lassen sich diverse andere Prozesse automatisieren. Somit lassen sich täglich neue Arbeitsmengen für die Backstube definieren. Jeder Mitarbeiter weiss direkt bei Arbeitsbeginn, wieviel von welchen Produkten heute gebacken werden muss. Das hat auch Einfluss auf die zu bestellenden Zutaten. Es muss also ein zentrales System – ein ERP – Enterprise Ressource Planning – etabliert werden, was genau weiss, aus welchen Zutaten jedes Produkt – also jedes einzelne Brötchen, jedes Brot usw. – besteht. Nach einer einmaligen Zutanteninventur ist es ab sofort möglich, dass das System die Bestellungen bei den Lieferanten vollständig automatisch durchführt. Zwar wird das System Herrn Back nie von regelmäßigen Inventuren entbinden, aber es erleichtert seinen Tagesablauf erheblich.

Ebenfalls möglich ist eine täglich neu berechnete Route für die Auslieferungen. Die Logistik kann das System in Abhängigkeit der bestellten Backwaren automatisch errechnen und Herr Back braucht nur noch diese errechnete Route abfahren. Vorstellbar wäre sogar eine elektronische Erweiterung seiner “Route”, in der während der Auslieferung beispielsweise Update der Route hinzugefügt werden könnten.

Die digitale Strategie für die Markus Back GmbH ist also:

  1. Etablierung einer ERP-Lösung mit Anbindung an Lieferanten und der Webseite
  2. Definition der einzelnen Produkte inkl. allen Zutaten, die über das System bestellt werden müssen
  3. Ein Shopsystem für die Webseite mit Login-Möglichkeit für Bestandskunden und Speicherung von “Standard-Bestellungen”
  4. Eine Logistikplanung innerhalb des ERP-Systems zur effizienten Routenführung und Auslieferung aller Bestellungen

Somit haben wir mit einem zentralem System die Logistik im Griff, Bestellungen seitens Kunden automatisiert, Lieferantenbestellungen automatisiert und die Arbeitsabläufe in der Backstube auf die aktuellen Begebenheiten und Mengen ausgerichtet. Grundlage sind die Rezepte, die Herr Back einmalig in sein System einpflegen muss. Und wenn Herr Back einmal ein wenig Geld übrig hat, kann er sogar in neue moderne Backmaschinen investieren und diese mit dem System koppeln. Somit ist die geschaffene Strategie eine ideale Digitalisierungslösung für die Bäckerei Markus Back GmbH.

Es ist natürlich absolut unstrittig, dass Herr Back durch weitere Digitalisierungsschritte weitere Vorteile erlangen könnte. Beispielsweise dann, wenn seine Backmaschinen automatisch bei Bedarf einen Servicetechniker kontaktieren können. Oder die Wartung der Masschine vollständig automatisch ausserhalb der Geschäftszeiten geplant und vereinbart wird. Und zwar von der Maschine selbst. Aber die Frage, wie weit ein Unternehmer seine Digitalisierungsstrategie treiben möchte, muss jeder selbst für sich beantworten.

Wir glauben, die Markus Back GmbH ist mit dieser einfachen Strategie schon einmal auf einem guten Weg. Der finanzielle Aufwand für diese Umsetzung hält sich in Grenzen.

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