Was vom Tag übrig blieb

Gescheiterte IT-Projekte

Seit beinahe 30 Jahren beschäftigen wir uns mit IT-Projekten. Eigentlich sind wir Menschen so gestrickt, dass wir gerne auf unserer Todo-Liste Dinge abhaken und erledigen. Das gab es auch früher einmal in IT-Projekten und so waren alle glücklich, als das IT-Projekt erfolgreich oder halbwegs erfolgreich umgesetzt wurde. Heute ist es leider ganz anders: je nach Land scheitern zwischen 50 und 80 % der IT-Projekte weltweit.

IT-Projekte sind gekennzeichnet durch eine klare Aufgabenstellung, einer Laufzeit und dem zur Verfügung gestelltem Budget. Und genau da liegt das Problem. Die Aufgabenstellung wird im Business-Jargon verfasst. Diese muss nun in die für IT-ler bekannten Sprache übersetzt werden. Meist kommt es dabei zu Problemen, so dass die Urpsungsanforderung der klaren Beschreibung aufgeweicht wurde, um es für die IT passend zu machen. Ja. IT ist flexibel und seien wir mal ehrlich: alles lässt sich auf Netzwerke, Computing und Storage zusammendampfen. Aber es ist ja die Logik, die entscheidend für den Geschäftserfolg ist.

Die Umsetzung in die Technik ist dann meistens einfach. Aber die Förderung des menschlichen Verständnisses ist die Herausforderung. Oftmals wissen Projektmitarbeiter gar nicht was und wofür man in dem Projekt etwas macht. Mangelnde Soft-Skills und Vorbild-Funktionen sind besonders in interkulturellen Projekten maßgeblich an dem Scheitern schuld. Zudem kommt mangelnde Kommunikation innerhalb der Projektmannschaft hinzu, was dazu führt, dass gleiche Arbeiten mehrfach ausgeführt werden. Gründe dafür liegen aber auch in der mangelnden Arbeitsorganisation, einem schlechten Miteinander im Projektteam oder übertriebener Bürokratie. Erfahrungen zeigen, dass besonders IT-ler bei übertriebener Bürokratie abschalten.

Eine weitere Herausforderung liegt in den Key-Ressourcen. Oftmals erleben wir es, dass im gesamten Projekt eine Key-Ressource aus dem Regelbetrieb mehreren Projekten zugewiesen wird. Der Erfolg liegt auf der Hand: diese eine Ressource hat zu wenig Zeit sich jedem Projekt zu widmen und ist arbeitstechnisch vollkommen überlastet. Fällt nun diese Key-Ressource aus, dann hat das weitreichende Folgen für das Projekt.

Und dann gibt es da noch die Menschen, die an alten Strukturen und Verfahrensweisen festhalten wollen. Grundsätzlich bedeutet jedes Projekt eine Veränderung. Jede Veränderung bedarf neue Strukturen und Verfahrensweisen. Innerhalb eines Projektes an die bestehende “alte Welt” festhalten zu wollen, schadet dem Projekt extrem. In der Definitionsphase von Projekten führt dieses Festhalten sogar zu falschen Soll-Vorgaben. Ein solches Projekt ist bereits vor Beginn schon gescheitert.

Der nächste Schwachpunkt stellt die IT-Architektur selbst dar. Existieren Insellösungen oder gar selbst etablierte Software-Umgebungen wird eine saubere Projektausführung stark beeinträchtigt. Gerade damit die digitale Transformation in Unternehmen funktionieren kann, muss eine einheitliche und durchgängige IT-Architektur geschaffen werden. Solange diese in Unternehmen nicht existieren, wird jedes Projekt kläglich scheitern. Immer wieder erleben wir in Projekten, dass am Anfang des Projektes einzusetzende Tools – beispielsweise für Migrationen – nicht klar definiert wurden und im Projektverlauf mehrfach geändert werden. Das führt zu unterschiedlichen Verfahrensweisen innerhalb der Projektausführung, die oftmals nicht klar und deutlich kommuniziert wird. Fazit: die vom Projektleiter erforderliche Arbeitsvorbereitung ist fehlerhaft und führt zu Projektverzögerungen.

Generell ist das Thema Kommunikation Mangelware in Projekten. In Lenkungsausschüssen werden Probleme nicht thematisiert, sei es weil sich niemand die Zeit dafür nimmt oder jeder Angst davor hat, der Überbringer schlechter Nachrichten zu sein. Dabei ist genau hier Ehrlichkeit das A&O für den Projekterfolg. Wenn nicht hier, wo sonst sollten schlechte Nachrichten mehr Wirkung entfalten können?

Der Unterschied zwischen Projektmitarbeitern und Linien-Mitarbeitern besteht unserer Meinung darin, dass Projektmitarbeiter das “große Ganze” verstehen müssen, um sinnvoll in dem Projekt mitarbeiten zu können. Zwar kann jeder Projektmitarbeiter nur im Rahmen seiner Kompetenz etwas zum Projekt beitragen, aber ohne dem allgemeinen Verständnis zum Projekt handelt es sich um eine reine Linien-Aufgabe, in der der Mitarbeiter die anderen Zusammenhänge nicht unbedingt verstehen muss.

In diesem Zusammenhang haben wir auch festgestellt, dass in vielen Projekten eine “Ist mir egal”-Einstellung an den Tag gelegt wird. Die Ursachen dafür liegen in der in den meisten Projekten stattfindenden Personalpolitik. Projektmitarbeiter werden auf Managementebene scheinbar nach Nasenfaktor ausgetauscht. Knowhow und vorhandene Einarbeitung geht so verloren. Passiert dieses Prozedere mehrmals innerhalb der Projektlaufzeit hat das eine gravierende Vorbildfunktion für die anderen Projektmitglieder. Die Motivation in dem Projekt etwas zu “reissen” sinkt gegen Null.

Auch eine mangelnde klare Kommunikation in alle Projektebenen und -teams hinein sorgt für dieses Desinteresse an dem Projekt. Oftmals tauschen sich Projektmitarbeiter in der Kaffeeküche mal schnell aus und erfahren dann, was in einer gemeinsamen Projektkommunikation besser aufgehoben wäre. Der Faktor Mensch ist definitiv nicht zu unterschätzen.

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